Portal revela los 10 errores más grandes que se cometen al enviar un correo electrónico

Muchas veces, sin darse cuenta, las personas suelen cometer errores garrafales al momento de mandar un correo electrónico.

El hecho puede significar quedar fuera de una postulación de trabajo o quedar mal frente a un cliente.

Pues bien, para evitar este tipo de faltas, el portal Grandes Medios publicó una nota en la que señala cuáles son los 10 errores más impresentables que se cometen, todo esto con el fin de evitar pasar un mal rato y de paso, lograr el objetivo pensado cuando enviamos el escrito.

1.- Tener una dirección poco seria: “¿Tu dirección de e-mail es de cuando estabas en el colegio? Conviértela en un bonito recuerdo, porque no te sirve. Una dirección seria en la que combines tu nombre completo y tu negocio aportará veracidad y tranquilizará a la persona con la que hablas”.

2.- Correo sin asunto: “Nadie se lee un e-mail sin asunto. Hay que ser breve y conciso. ¿Por qué el destinatario se va a parar a leer tu correo? Porque en el asunto le has dado una información útil. En pocas palabras, es un primer acercamiento entre los dos”.

3. Sin firma: “Siempre hay que dar información al destinatario, hasta en la última palabra. Hasta en la firma. Considera la posibilidad de programar una firma desde el móvil y desde el ordenador para ganar tiempo. Después de tu nombre, introduce los detalles de contacto (dirección y teléfono). Actualiza la firma con el logo, el último trabajo de tu empresa, etc. También se puede insertar un enlace a una página web o a un blog”.

4. Escribir como para SMS o chat: “Deja de escribir “ola, q tl? ^^”, lo más probable es que el destinatario se enfade. Y no porque hayas escrito como si te cobraran por letra, sino porque, detrás de la pantalla, la jerarquía persiste. No hay que ser excesivamente coloquial”.

5.- Emails a grupos: “¡Personaliza tu correo electrónico! Un mensaje dirigido a 50 personas no tiene el mismo efecto que uno escrito para una persona. Ajusta las palabras para la persona que lo va a recibir. El “cara a cara” también sirve para el correo electrónico”.

6. No ir al grano: “¿Irse por las ramas? No es lo más adecuado para un e-mail. El destinatario debe entender el tema desde el principio. Y hay que ser coherente con el asunto. ¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir? Que tu mensaje sea corto y eficaz. Estructura la información en una lista para que resulte fácil de leer”.

7. Hablar todo el rato de ti mismo: “Para muchas personas, un monólogo no resulta interesante. Después del tradicional “Estimado/estimada” recuerda la relación que mantienes con los destinatarios. Habla un poco de las personas que ambos conocéis o de la última vez que os visteis. Eso ayudará a que te identifiquen correctamente. No dudes a la hora de preguntar. Las direcciones son bienvenidas”.

8. Mala educación: “Un correo electrónico no es igual que una carta escrita a mano, por supuesto. Pero las normas son las mismas. No olvides las normas de cortesía. A la hora de tratar con un profesional, evitaremos expresiones como “Le ruego que acepte mis mejores deseos”. Es mejor utilizar fórmulas como “atentamente” o “cordialmente”.

9. Reenviar correos: “Es comprensible que quieras enviar la misma información a distintas personas. Pero considera la posibilidad de enviar el correo sin el delator “Fwd” de forwarded message (“mensaje reenviado” en inglés). Asegúrate de guardar los archivos adjuntos del mensaje original. Mantente alerta para poder actualizar tu información para los nuevos destinatarios”.

10. No contar con una estructura: “Divide y organiza el mensaje en párrafos. El destinatario verá a dónde quieres llegar. Para empezar, sirve para elaborar un balance en contexto. Además, hay que ser directo y esto ayuda a serlo. Para acabar, puedes dar pie a que el destinatario te responda concertando una cita o dejando claro que puede contactar contigo”.