Cómo hacer viajes corporativos con mayor productividad y bienestar

Cuando se trata de obtener resultados significativos en los viajes corporativos, la planificación se erige como un pilar fundamental, igual de crucial que la ejecución misma. En este contexto, a continuación, se explorarán diversas estrategias diseñadas para transformar los viajes de negocios en experiencias más eficientes, con un enfoque centrado en potenciar el bienestar integral de los colaboradores.

7 estrategias para optimizar los viajes corporativos

Las siguientes prácticas benefician a las organizaciones y sus colaboradores:

1. Establecer políticas claras

La política de viajes debe abordar temas como las características de transporte a la que pueden acceder los viajeros según sus objetivos de viaje y destino. Asimismo, se deben aclarar los gastos de alimentación y lineamientos sobre los viáticos.

2. Organizar el cronograma

Según el estudio Back to Blue Skies, 84% de los empleados se sienten más productivos durante los viajes de negocios. Pero para que esto se produzca, es importante realizar acciones que promuevan la productividad:

Esto para preservar un margen valioso de tiempo para comenzar cada actividad con calma, sin postergar el inicio de otras.

3. Aprovechar las ventajas de la tecnología

Para supervisar que todo vaya en orden y brindar apoyo cuando sea necesario, es conveniente mantener una comunicación constante con el viajero. Para ello, además de los canales tradicionales en ambientes laborales como el correo y teléfono, se puede utilizar sistemas de gestión de proyectos como Monday, Asana y Trello, que permiten hacer un seguimiento de las diferentes actividades del cronograma, entre otras funciones.

4. Gestionar alternativas de transporte eficiente

En caso de optar por un transporte público, es conveniente hacer una planificación de los traslados con el fin de evitar retrasos. Aplicaciones como Google Maps ofrecen información sobre las diferentes alternativas de transporte para llegar a un lugar, incluyendo el tiempo requerido en cada una de ellas.

De todas formas, se recomienda optar por un servicio de Rent a Car, que otorga mayor flexibilidad.

5. Elegir alojamientos adecuados

Elegir el hotel ideal depende de varios factores. Primero, hay que seleccionar una ubicación apropiada, que garantice el mínimo de desplazamientos hacia reuniones o conferencias.

También es importante que el hotel esté bien equipado para que el colaborador pueda trabajar de manera remota cómodamente. Si cuenta con gimnasio, piscina y espacios recreativos, es aún mejor, ya que permite mejorar el bienestar del viajero.

6. Asegurar periodo de adaptación y tiempo libre

Sobre todo hablando de viajes internacionales, es vital asignar al menos un día para que los empleados se ajusten al nuevo horario, descansen y se despejen del jet lag.

Y si la agenda lo permite, es recomendable ofrecer tiempo libre de esparcimiento en el que se pueda descubrir la nueva ciudad o salir en compañía de colegas. Así, se reduce el estrés, y se maximiza su bienestar y productividad.

7. Invitar la retroalimentación sobre los viajes corporativos

Es clave crear encuestas de satisfacción o establecer alguna vía de comunicación oficial por la cual se puedan recibir opiniones sobre el viaje de negocios.

De este modo, se asienta una cultura de mejora continua en la organización, y de apertura a la retroalimentación.

Claro que, a fin de que los viajes se planifiquen según los más altos estándares de calidad, siempre se puede recurrir a las empresas de viajes.

¿Por qué apoyarse en una agencia de viajes de negocios?

Porque una empresa de viajes corporativos cuenta con experiencia y especialización, lo que le permite ofrecer las mejores recomendaciones para tener un viaje cómodo y, por lo tanto, productivo, con opciones de asistencia 24/7 en caso de emergencias médicas, retrasos o cancelaciones de vuelos o pérdida de equipaje, y mucho más.

Cuando se recurre a una agencia de viajes de negocios, se está eligiendo un apoyo estratégico, cuidando de todos los detalles importantes.